Privacyverklaring

1. Contactgegevens

• Naam: ETIntell
• Adres: Laan van Zuid Hoorn 35, 2289 DC Rijswijk
• E-mail: [email protected]
• KvK: 95689753

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor verzoeken over persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via het bovenstaande e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt ETIntell?

ETIntell verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het aanbieden van de website, de applicatie, abonnementen, betalingen, communicatie en het verbeteren van de dienstverlening. Het gaat daarbij in de praktijk om de volgende categorieën persoonsgegevens:

2.1 Account- en profielgegevens

• naam
• e-mailadres
• versleuteld wachtwoord
• organisatie of bedrijfsnaam, voor zover opgegeven
• profielinstellingen, zoals voorkeuren of notificatie-instellingen

2.2 Abonnements- en betaalgegevens

• gekozen abonnement of pakket
• factuurgegevens, zoals tenaamstelling, adresgegevens en btw-nummer indien van toepassing
• de status van facturen en betalingen, zoals vastgelegd in de administratie
• looptijd, startdatum en einddatum van het abonnement

2.3 Communicatiegegevens

• gegevens die worden verstrekt bij contact per e-mail of contactformulier
• inhoud van supportverzoeken of andere correspondentie
• gegevens die nodig zijn voor serviceberichten over account, abonnement of belangrijke wijzigingen
• communicatievoorkeuren, waaronder een afmelding voor verdere e-mailcommunicatie
• de toestemming die je bij een formulier geeft, met de tekst die daarbij is getoond en het moment waarop

2.4 Gebruiks-, log- en analysegegevens

ETIntell gebruikt log- en analysegegevens om de website en de dienstverlening te beveiligen, te beheren en te verbeteren. Daarbij kan het gaan om technische gegevens zoals het IP-adres, browser- en apparaatgegevens, datum en tijd van het bezoek, bezochte pagina's, sessiegegevens en de herkomst van het bezoek. Gegevens over het gebruik van de website voor analysedoeleinden worden pas verzameld nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Bij het verzenden van een formulier legt ETIntell naast de ingevulde velden een beperkt aantal technische gegevens vast, om misbruik tegen te gaan en om een inzending te kunnen terugvinden. Het IP-adres wordt daarbij niet als zodanig bewaard, maar omgezet in een onomkeerbare versleutelde weergave. Verder gaat het om het land van herkomst, een vereenvoudigde aanduiding van de gebruikte browser, de herkomst van het bezoek en de uitkomst van de automatische controle die onderscheid maakt tussen een mens en geautomatiseerde invoer.

2.5 CRM- en relatiegegevens

ETIntell gebruikt software voor relatiebeheer. Daarin kunnen zakelijke contactgegevens van klanten, prospects, inschrijvende partijen en aanbestedende diensten worden verwerkt, zoals naam, zakelijk e-mailadres, functie, organisatie en contacthistorie, voor zover dat relevant is voor relatiebeheer, dienstverlening of zakelijke communicatie.

2.6 Geen uploads van documenten

Gebruikers kunnen binnen de ETIntell-app geen documenten, aanbestedingsstukken of andere bestanden uploaden. ETIntell verwerkt daarom via de applicatie geen door gebruikers geüploade documenten of bijlagen.

3. Voor welke doeleinden gebruikt ETIntell persoonsgegevens?

ETIntell verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

3.1 Dienstverlening en accountbeheer

Persoonsgegevens worden gebruikt voor het aanmaken en beheren van accounts, het beschikbaar stellen van toegang tot de website en applicatie, het opslaan van profielinstellingen, het beveiligen van accounts en het technisch laten functioneren van de dienst.

3.2 Abonnementen, facturatie en betalingen

Persoonsgegevens worden gebruikt voor het afsluiten, beheren en verlengen van abonnementen, voor facturatie, administratie en het voldoen aan fiscale of andere wettelijke verplichtingen. Betalingen verlopen op factuur; de website verwerkt zelf geen betalingen en vraagt geen betaalgegevens.

3.3 Communicatie en support

ETIntell gebruikt persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, support te verlenen, serviceberichten te versturen en gebruikers te informeren over belangrijke wijzigingen in de dienstverlening, voorwaarden of beveiliging.

3.4 Verbetering van website en dienstverlening

ETIntell gebruikt gebruiks- en analysegegevens om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en de applicatie, om prestaties, gebruiksvriendelijkheid en inhoud te verbeteren en om storingen of misbruik te detecteren. Hiervoor wordt een externe analysedienst ingezet, die pas gaat meten nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Welke dienst dat is en welke cookies daarbij horen, staat in het cookiebeleid.

Bij het verzenden van een formulier meet ETIntell alleen of de verzending is gelukt of mislukt, en om welk formulier het ging. Daarbij worden geen naam, e-mailadres of organisatie meegestuurd.

3.5 Marketing en communicatie op basis van gerechtvaardigd belang

ETIntell kan zakelijke contactgegevens, waaronder e-mailadressen van inschrijvende partijen en aanbestedende diensten, gebruiken om informatie te verstrekken over diensten, inzichten en ontwikkelingen die relevant zijn voor hun rol in het aanbestedingsproces. ETIntell baseert deze verwerking in beginsel op haar gerechtvaardigd belang om haar dienstverlening onder de aandacht te brengen bij organisaties die beroepsmatig betrokken zijn bij aanbestedingen.

ETIntell beoordeelt daarbij steeds of deze verwerking noodzakelijk is, of de inhoud van de communicatie voldoende relevant is voor de ontvanger en of de impact op de persoonlijke levenssfeer beperkt blijft. De communicatie wordt daarom beperkt tot zakelijke contactgegevens en tot informatie die aansluit bij de professionele context waarin deze gegevens beschikbaar zijn gekomen. Ontvangers kunnen te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking en zich eenvoudig afmelden voor verdere communicatie.

Voor zover voor elektronische marketingcommunicatie aanvullende toestemming vereist is op grond van de Telecommunicatiewet of andere toepasselijke regelgeving, zal ETIntell die toestemming vragen of de communicatie beperken tot gevallen waarin een wettelijke uitzondering van toepassing is.

4. Op welke rechtsgronden is de verwerking gebaseerd?

ETIntell baseert de verwerking van persoonsgegevens op een of meer van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor het aanmaken en beheren van accounts, het leveren van de dienstverlening, het uitvoeren van abonnementen en het verwerken van betalingen.
• Toestemming: voor zover vereist, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies en voor bepaalde vormen van marketingcommunicatie.
• Gerechtvaardigd belang: voor het beveiligen en verbeteren van de dienstverlening, relatiebeheer, beperkte zakelijke marketing en andere verwerkingen waarbij het belang van ETIntell zwaarder weegt dan de privacy-impact voor betrokkenen, na een zorgvuldige afweging.
• Wettelijke verplichting: voor het voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

ETIntell gebruikt functionele en analytische cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten werken en om inzicht te krijgen in het gebruik ervan.

Niet-noodzakelijke cookies worden pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Je keuze wordt in je eigen browser bewaard, zodat die bij een volgend bezoek bekend is; je kunt hem op elk moment wijzigen. Geef je geen toestemming, dan wordt het gebruik van de website niet gemeten.

Daarnaast kan bij het invullen van een formulier een technische cookie worden geplaatst door de dienst die controleert of de inzending van een mens komt. Die cookie volgt geen surfgedrag over andere websites.

Het cookiebeleid beschrijft welke cookies er precies worden geplaatst, waarvoor ze dienen en hoe lang ze blijven staan.

6. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

ETIntell verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld als dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, de bedrijfsvoering, communicatie, betalingen, beveiliging of wanneer ETIntell daartoe wettelijk verplicht is.

Persoonsgegevens kunnen onder meer worden gedeeld met:

• hosting- en cloudleveranciers voor het draaien, beveiligen en beheren van de website, de applicatie en de bijbehorende database;
• een dienstverlener voor bescherming tegen spam en geautomatiseerd misbruik van formulieren;
• een analysedienst voor statistisch inzicht in het gebruik van de website;
• een e-maildienstverlener voor het verzenden van service- en bevestigingsberichten;
• een systeem voor relatiebeheer, voor contacten met klanten en potentiële klanten;
• een boekhoud- en facturatiedienstverlener voor de financiële administratie.

Met dienstverleners die persoonsgegevens namens ETIntell verwerken, worden verwerkersovereenkomsten gesloten. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt ETIntell voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een andere rechtmatige doorgiftegrond onder de AVG.

7. Hoe lang bewaart ETIntell persoonsgegevens?

ETIntell bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

Indicatief kunnen de volgende termijnen worden gehanteerd:

• Account- en profielgegevens: zolang het account actief is en gedurende een beperkte periode daarna voor administratie, beveiliging en afhandeling;
• Abonnements- en factuurgegevens: ten minste 7 jaar, voor zover vereist op grond van fiscale bewaarplichten;
• Communicatie- en supportgegevens: zolang nodig is voor afhandeling en een redelijke periode daarna voor bewijs- en kwaliteitsdoeleinden;
• Formulierinzendingen die niet tot een klantrelatie leiden: uiterlijk 24 maanden. Daarna worden de persoonsgegevens uit de inzending automatisch verwijderd en blijven alleen gegevens over die niet tot een persoon herleidbaar zijn. Aanvragen die tot een abonnement leiden vallen onder de wettelijke administratietermijn;
• Marketingvoorkeuren: totdat bezwaar wordt gemaakt of toestemming wordt ingetrokken, waarbij beperkt wordt vastgelegd dat je geen verdere communicatie wenst;
• Analysegegevens over het gebruik van de website: 14 maanden, zodat een periode met dezelfde periode een jaar eerder kan worden vergeleken. Loggegevens voor beveiliging en beheer: gedurende een beperkte termijn die past bij dat doel.

8. Hoe beveiligt ETIntell persoonsgegevens?

ETIntell neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• Gebruik van beveiligde verbindingen (zoals TLS/https);
• Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden;
• Versleutelde opslag van wachtwoorden;
• Beveiligingsupdates, logging en monitoring van relevante systemen;
• Passende contractuele afspraken met leveranciers en verwerkers.

9. Welke rechten hebben betrokkenen?

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten ten aanzien van hun persoonsgegevens. Deze rechten omvatten onder meer het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar tegen verwerking en, in bepaalde gevallen, dataportabiliteit.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken. Wanneer een verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang, kan bezwaar worden gemaakt tegen die verwerking. Voor marketingcommunicatie geldt bovendien dat in iedere relevante e-mail een afmeldmogelijkheid wordt opgenomen.

Verzoeken kunnen worden gericht aan [email protected]. ETIntell kan aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Ook bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Minderjarigen

De diensten van ETIntell zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. ETIntell beoogt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen. Als ETIntell constateert dat dit toch is gebeurd, zullen passende maatregelen worden genomen om deze gegevens te verwijderen.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

ETIntell kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in de dienstverlening, gebruikte tools of toepasselijke wet- en regelgeving. De meest actuele versie wordt steeds op de website gepubliceerd, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.

Bij wezenlijke wijzigingen kan ETIntell gebruikers daar actief over informeren, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding op de website of in de applicatie.